Admin Assistant

Assistente Administrativo.
Data de encerramento: 12 de Maio

Contrato a Termo Fixo até 31 de Março de 2025.

Para auxiliar em todos os processos de coordenação de escritório relevantes e administrativos no escritório da ADAPT em Moçambique.

Educação e Experiência

• Matric (Certificado do Ensino Secundário) / Equivalente; Diploma.
• Habilidades de Informática.
• Conhecimentos de informática e familiaridade com vários pacotes do Microsoft Office.
• Três a cinco anos de experiência em administração e coordenação, juntamente com experiência em Aquisições e Finanças. Deve ter bom domínio do inglês e do português (capacidade de falar, escrever e ler).

Gestão de Escritório

• Atuar como o primeiro ponto de contato para partes interessadas internas e externas.
• Gerenciar a recepção, incluindo atendimento de chamadas, anotação de recados, controle de acesso e recepção de visitantes.
• Orientar todos os novos e atuais funcionários quanto aos padrões e regras do escritório (ou seja, alocação de etiquetas de controle de acesso, chaves, protocolos de segurança, etc.).
• Implementar deveres de gestão diária do escritório, incluindo (mas não se limitando a) supervisão da limpeza, segurança e proteção.
• Gerenciar e manter o sistema de arquivamento eletrônico no Drive compartilhado da empresa; manter o armazenamento adequado dos arquivos do programa.
• Organizar viagens conforme solicitações recebidas da equipe e aprovadas pelo Gerente de Linha / Gerente do Programa.
• Conciliar toda a documentação de viagem (ou seja, cartões de embarque, vouchers de aluguel de carro, etc.) e submetê-la à sede.
• Gerenciar ativos e depósitos, recebendo e transferindo ativos e mantendo inventários atualizados, e então compartilhando com o Departamento de Ativos na Sede.
• Garantir que os ativos sejam conciliados em relação à lista de ativos inicial pelo menos duas vezes por mês; relatar ativos perdidos ao Gerente de Linha e garantir que relatórios de incidentes sejam enviados ao Gerente de Linha e ao administrador de seguros.
• Usando o Sage de Aquisições, solicitar, controlar e alocar materiais de escritório e outras solicitações recebidas do Gerente de Linha e da equipe.
• Atualizar e enviar o relatório de rastreamento de aquisições mensalmente.
• Preparar requisições de pagamento relevantes e submetê-las ao Departamento Financeiro para processamento.
• Gerenciamento de caixa pequeno e reconciliação mensal de acordo com os processos financeiros e política da empresa.
• Garantir que todos os comprovantes e documentos sejam arquivados conforme a política.

Gestão de Instalações e Frota

• Identificar quaisquer necessidades relacionadas à manutenção do escritório que devem ser abordadas e relatar ao departamento responsável.
• Monitorar o uso dos veículos da empresa.
• Agendar todos os veículos da empresa para revisão.
• Garantir acordos de aluguel seguros.
• Obter todas as políticas de veículos assinadas por motoristas com carteira de motorista válida e certificado de PDP quando necessário.
• Garantir que todos os motoristas mantenham licenciamento válido e certificado para todos os veículos.
• Assegurar que os veículos sejam inspecionados após o recebimento.
• Obter relatórios de incidentes para quaisquer incidentes ou acidentes do motorista e relatar ao Gerente de Linha, Administrador de Seguros, empresa de aluguel, quando aplicável e em tempo hábil.
• Manter lista de rastreamento de todos os incidentes de todos os motoristas e relatar ao Gerente de Linha semanalmente.

Gestão de Projetos

• Monitorar o progresso diário do projeto.
• Agendar reuniões, desenvolver agendas, distribuir documentação relevante para todas as partes antes da reunião e organizar catering conforme aprovado pelo Gerente de Linha.
• Participar de reuniões de projeto para tomar notas e listas de ação, e então distribuir as atas para as partes relevantes após aprovação pelo Presidente.
• Gerenciar prazos rastreando todos os pontos de ação registrados durante as reuniões por meio da Ferramenta de Gerenciamento de Projetos (Click-up).
• Fornecer suporte administrativo em projetos ad hoc.
• Realizar projetos especiais e deveres ad hoc de acordo com as capacidades conforme necessário.