Job Description
O nosso Cliente é uma prestigiada empresa.
FUNÇÃO
Reportando ao Coordenador de departamento, será responsável por prestar assessoria administrativa às áreas funcionais da empresa e executar procedimentos técnico-administrativos, de articulação entre áreas e de atendimento interno e externo, no garante da aplicação e atualização dos processos e procedimentos gerais de funcionamento da empresa, em vigor; pesquisar, organizar, selecionar, analisar e tratar dados e informações que lhe sejam solicitados, para a tomada de decisões ou apoiar reuniões; planificar, organizar e atualizar a agenda de Diretores/Responsáveis de áreas, observando as orientações recebidas; apoiar as visitas institucionais e de partes interessadas, providenciando os meios necessários para a sua execução nos horários e compromissos estabelecidos; participar e/ou coordenar projetos de melhoria de processos e procedimentos administrativos e de controlo documental, quando solicitado; providenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, de viaturas e outros meios necessários à logística das viagens; assegurar a reserva de salas para reuniões e preparar os meios audiovisuais, avisando antecipadamente os participantes sobre datas, horários, assuntos em análise e documentação necessária; registar e atualizar dados e informações necessários à gestão, preparando mapas e relatórios de apoio à tomada de decisão; assegurar as operações de controlo, registo e conferência do fundo de caixa, prestando contas e solicitando a reposição do fundo, de acordo com as regras estabelecidas; emitir guias de remessa/transporte e notas de encomenda; proceder a conferências e verificações de dados e informações, seguindo instruções; receber, conferir, armazenar, controlar e entregar produtos, materiais e equipamentos de economato ou de outras áreas de armazenagem; efetuar compras de acordo com os procedimentos definidos e/ou instruções recebidas; atender, dar resposta e/ou encaminhar, telefônica, via remota ou pessoalmente, colaboradores internos, fornecedores e demais partes interessadas em função do tipo de informação ou serviço pretendido; recepcionar e registar a correspondência (quando aplicável) e encaminhá-la para os respetivos serviços ou destinatários, de acordo com o tipo de assunto e prioridade da mesma; proceder à expedição da correspondência de acordo com as instruções e os procedimentos adequados; efetuar o processamento de texto de documentos diversos (e.g. memorandos, notas informativas, relatórios, entre outros) com base em informação fornecida; providenciar a circulação de dados, informação e documentação, assim como a organização e manutenção dos arquivos sob a sua responsabilidade; zelar pela conservação, limpeza e manutenção dos equipamentos e ambiente de trabalho; executar outras tarefas compatíveis com as exigências do exercício da função; colaborar na promoção de uma cultura de segurança, salvaguardando a sua segurança e a dos outros, e participando ativamente nos programas e ações desenvolvidos no âmbito da segurança e saúde do trabalho; adotar atitudes e práticas que contribuam para a preservação e proteção do ambiente, bem como para o desenvolvimento e manutenção de relacionamentos positivos com as comunidades e demais partes interessadas; participar ativamente nos programas de melhoria contínua, executando as atividades, e identificando e propondo ações que melhorem a eficiência, a produtividade e a qualidade dos produtos; aplicar, no âmbito da sua função, os requisitos do sistema de gestão florestal, ou outros sistemas de gestão que venham a ser adotados pela empresa.
Requirements
- Mínimo de ensino médio geral ou equivalente;
- Curso médio ou superior em áreas de Secretariado, Comunicação Empresarial, Relações Públicas e Secretariado ou áreas de ciências sociais e empresariais, será preferencial;
- Mínimo de 5 anos de experiência em funções similares;
- Conhecimentos sólidos de MS Office;
- Conhecimentos básicos de SAP, se aplicável;
- Conhecimentos sólidos de Inglês, falado e escrito e de, pelo menos, uma língua nativa;
- Conhecimentos sólidos do sistema formal de comunicação interna;
- Conhecimentos sólidos dos procedimentos internos;
- Conhecimentos básicos do protocolo empresarial;
- Forte orientação para cliente;
- Boas capacidades de comunicação e expressão oral e escrita;
- Capacidade para cooperação e trabalho em equipa;
- Excelente capacidade de organização, método de trabalho e gestão do tempo;
- Bom relacionamento interpessoal e capacidade de gerar relações cooperativas com diferentes interlocutores;
- Boa capacidade de aprendizagem;
- Capacidade de ser flexível e adaptar-se a diferentes pessoas e circunstâncias;
- Possuir Integridade / Honestidade.
Benefits
A possibilidade de trabalhar numa empresa que oferece condições salariais compatíveis com o grau de experiência e nível de responsabilidade da função, bem como, oportunidades de desenvolvimento pessoal.
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 16 de Novembro de 2023.